Reducir costos manteniendo la calidad de los productos y servicios no es imposible.
Pero requiere planificación y organización por parte de las empresas. Vea las principales prácticas clave.
El dilema no es nuevo: ¿Cómo reducir costos sin reducir la calidad?
Desafortunadamente, la mayoría de las empresas sienten que la reducción de costos está directamente relacionada con el recorte de gastos. ¿Tú también lo crees?
Cuando los procesos de la empresa se estudian adecuadamente, es posible detectar fallas, desperdicios y promover la innovación de procesos para hacerlos más eficientes. Es decir, haga más, gaste menos.
No en vano, en tiempos de crisis suelen aparecer grandes innovaciones. La necesidad de ahorrar abre oportunidades para nuevas ideas y requiere soluciones más baratas y más productivas.
Planificación de acciones
No es posible dejar a la empresa recortando costos sin un mapeo consistente de las operaciones y procesos relevantes. Debe elaborarse un plan para que los objetivos sean lo suficientemente claros como para alcanzarlos. Sin embargo, sean cuales sean las iniciativas, es importante garantizar la eficiencia y no solo el ahorro de capital. Después de todo, ahorrar dinero, pero entregar un producto de mala calidad no resuelve los problemas de la empresa. ¡Al contrário! Es un error que puede costarle a la empresa sobrevivir en el mercado.
Buenas alternativas son las acciones preventivas y la mejora de los procesos internos basados en la eliminación de fallas mediante acciones correctivas. Una planificación adecuada en estas dos áreas ahorra costos y proporciona una mayor productividad.
Acciones preventivas
Como dice el viejo refrán: «Más vale prevenir que curar». Se sabe que el costo de la corrección es siempre mayor que el costo de anticipar el error. Por tanto, esto convierte las acciones preventivas en un medio de ahorro. En un momento de colapso económico, la administración puede ver una alternativa para eliminar el trabajo de prevención o dudar en proporcionar recursos financieros para estas acciones. Después de todo, las acciones preventivas son generalmente menos tangibles que las acciones correctivas, no siempre involucran cambios físicos visibles. Además, no tienen resultados inmediatos y, por lo tanto, se consideran de baja prioridad.
Sin embargo, se trata de una “broma” que puede resultar costosa para la empresa, ya que cuanto menos cuidado se tenga al respecto, mayores serán las posibilidades de que la empresa tenga que pagar altos gastos posteriormente. Entonces, ¿Cuáles son las mejores alternativas para implementar acciones preventivas en la empresa?
La gerencia debe, por ejemplo, concentrar esfuerzos en capacitar a su personal, asegurándose de que todos estén familiarizados con los procesos y procedimientos. Esta es una iniciativa barata, pero tiene un gran impacto, minimizando la ocurrencia de fallas. Se pueden aplicar otros ejemplos de acciones preventivas en una organización como:
Revisar y actualizar periódicamente los documentos de la empresa, tales como políticas, procedimientos, código de ética y código de conducta;
Realización de auditorías internas;
Mantenimiento regular de equipos y máquinas;
Planes de emergencia para desastres naturales u otros incidentes;
Comunicación frecuente entre los equipos involucrados;
Revisión de gestión;
Acciones correctivas
En un escenario ideal, las acciones correctivas no deberían ocurrir, ya que explican que hubo una falla en los procesos y el trabajo preventivo. Sin embargo, ¡es muy común que suceda! En este contexto, no se debe buscar a los culpables, sino buscar la causa del daño. Esto evita nuevas incidencias.
Un plan de acciones correctivas puede ayudarlo a tomar decisiones inmediatas, como detener la producción y detener las ventas o la distribución, evitar el retrabajo o la retirada del producto y los costos adicionales. Pero las empresas a menudo cometen el error de llamar preventiva a la acción correctiva o considerar correctiva a la acción inmediata. Por ejemplo, hacer que una máquina averiada vuelva a funcionar es una solución, pero no aborda la causa raíz. Después de todo, dado que la acción no es verdaderamente correctiva, no es suficiente para prevenir la recurrencia.
Se pueden adoptar metodologías como 8D, 5 Porqués, Ishikawa, AMFE, para identificar la causa raíz del incumplimiento en función de las respectivas necesidades comerciales. Son estos análisis los que le harán tomar las medidas adecuadas. Además, es necesario realizar seguimiento de las acciones tomadas y asegurarse de que la corrección sea efectiva y se haya evitado la recurrencia.
La norma internacional ISO 9001:2015 señala que:
Cuando ocurra una no conformidad (problema), incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:
reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable: 1) tomar acciones para controlarla y corregirla; 2) hacer frente a las consecuencias;
evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante: 1) la revisión y el análisis de la no conformidad; 2) la determinación de las causas de la no conformidad; 3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir;
implementar cualquier acción necesaria;
revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada.
Al identificar y eliminar los factores que contribuyeron o provocaron el problema, se da un gran paso hacia la mejora de los procesos internos de la empresa y solo hay que contribuir para que no se repitan los errores.
La necesidad de tomar medidas correctivas siempre debe verse como una oportunidad.
La implementación de medidas de calidad proactivas puede ayudarlo a mantenerse informado de cualquier brecha y garantizar que se pueda llevar a cabo una verificación de eficacia adecuada para garantizar que el problema se resuelva.
Conclusión
La calidad es sumamente importante en cualquier negocio relacionado con productos o servicios. Recuerde que, como se señaló, la reducción de costos sin reducir la calidad es totalmente posible, siempre que exista una planificación e iniciativas equilibradas. Es por eso que implementar procesos similares a los ejemplos de acciones correctivas y preventivas es tan crucial para su empresa y proyectos. Al contar con procesos y documentos confiables, usted responde a las no conformidades de manera rápida y profesional.
En este sentido, la estandarización de procesos se convierte en una alternativa interesante para que se pueda seguir de forma organizada.
¿Su empresa ha implementado medidas para reducir costos? ¡Deja tu comentario y aporta tus experiencias!
¡Si te gustó este artículo, haz clic en el 💙 y compártelo a tus contactos o redes sociales!